Facultades para examinar los inventarios, balances, libros de contabilidad; acceder directamente a los sistemas tecnológicos; verificar el correcto funcionamiento de dichos sistemas; realizar validaciones lógicas o aritméticas; exigir la utilización de sistemas tecnológicos que permitan el debido control tributario, etc.
Estas son algunas de las atribuciones que tiene el Servicio de Impuestos Internos desde el 30 de septiembre en materia de fiscalización electrónica y que buscan reducir la evasión y elusión, según se establece en los artículos 60, 60 bis y 60 ter del Código Tributario y las circulares número 29, 50, 54, 57 y 59.
Frente a este escenario, las empresas enfrentan un desafío complejo para poder dar respuesta a la autoridad fiscal. Si bien una gran mayoría de las empresas ha reemplazado sus libros de contabilidad y auxiliares por sistemas tecnológicos, estos sistemas no cumplen con las exigencias que el Servicio hoy demanda.
Los sistemas de información nacieron orientados al registro de una contabilidad financiera y no tributaria. Por el contrario, los procesos de cálculos tributarios son por lo general manuales, en planillas Excel, consolidando información de diversas fuentes, con alta manipulación de datos, procesos no homologados, con gran cantidad de gente involucrada y, por consecuencia, de difícil trazabilidad y auditabilidad.
Dada esta situación, las empresas deben planificar una estrategia que considere los siguientes puntos relevantes:
1) Automatización de los procesos tributarios: aquellos procesos que hoy se llevan de forma manual o en plantillas Excel y que insumen gran cantidad de tiempo deben automatizarse mediante herramientas o desarrollos informáticos, eliminando la extracción y manipulación de la información.
2) Tablero único de control tributario: debe consolidarse toda la información necesaria para fines tributarios y que la autoridad fiscal puede requerir (inventarios, balances, libros de contabilidad y otros) en un único punto de acceso. De esta forma se limitarán los ámbitos a los cuales la autoridad fiscal tendrá necesidad de ingresar facilitando sus gestiones.
3) Trazable y Auditable: las herramientas que se implementen deben permitir identificar el origen de cada dato, pudiendo incluso acceder a los papeles de trabajo desde la misma aplicación y respaldando documentos relevantes a considerar. Esto permitirá que la información sea auditable con facilidad.
4) Disminuir los tiempos de elaboración de la información y aumentar los tiempos de análisis: una herramienta amigable brindará este beneficio de forma inmediata al eliminarse tareas innecesarias que serán automatizadas y pudiendo dedicar más tiempo al análisis y la evaluación de alternativas.
5) Independencia de otras áreas de la empresa: Es fundamental tener presente esta condición al momento de definir una solución. Actualmente es común la alta dependencia del área contable para el cierre del período, o del área de tecnología para la extracción de la información.
Se debe procurar que esa dependencia disminuya y que sea más ágil la obtención de la información para lograr los beneficios esperados.
Claudia Valdés Muñoz
