En el mundo de los negocios las empresas siempre buscan sistemas de gestión con los cuales ser más competitivas. El mercado actual se ha globalizado, fomentando una mayor competencia entre las empresas que buscan dentro de este marco global: ser más eficientes y diferenciarse.
El Lean Management como sistema de gestión moderno y eficaz está siendo utilizado cada vez por más empresas de todo el mundo, con un resultado exitoso. Al principio fueron grandes empresas las que aplicaban la filosofía Lean, pero actualmente muchas pymes ven en esta metodología la solución ideal para reducir costes derivados de la no calidad, aumentar el valor y ser más eficientes.
En este artículo descubriremos qué es el Lean Management, cómo implementarlo en una empresa y cuáles son sus principales ventajas.
Qué es Lean Management
El Lean management es una de las metodologías más avanzadas en la gestión de la actividad empresarial. Como modelo de negocio ofrece un marco competitivo para gestionar una compañía poniendo en el centro al cliente. Hoy en día se ha convertido en un método práctico que facilita abordar con éxito la creciente complejidad y exigencia de los mercados.
Cuando se habla de Lean, se habla de valor, de reducir desperdicios (lo que no crea valor). Se trata de un proceso de mejora continua dentro de una empresa que pretende eliminar todo aquello que no sea productivo como:
- Pérdidas de tiempo. El Lean Management hace un análisis de los trabajos y procesos de la empresa para optimizar el tiempo necesario para realizarlos.
- Esfuerzos innecesarios. Todas las acciones dentro de una empresa serán objeto de revisión para buscar la mejor forma de ser realizadas, minimizando el esfuerzo necesario.
- Control de gastos. Todos aquellos gastos que no vayan relacionados con un aumento de productividad o beneficio, serán eliminados.
¿Cuándo surgió el Lean Management?
El Lean Management se originó en la empresa automovilística Toyota, en Japón, allá por los años 50. Tras la Segunda Guerra Mundial, cuando la compañía tuvo que afrontar una etapa muy complicada por la recesión.
Por aquel entonces era primordial producir sólo lo que se vendía, se implantó un método para ajustar la capacidad productiva a la demanda y se estandarizaron procesos para asegurar la calidad. Estas bases se conocieron más tarde como el sistema de producción de Toyota (SPT) a las que se asocia el surgimiento de Lean.
Lean Manufacturing
La metodología creada por Toyota empezó a conocerse como “Lean Manufacturing” después de la publicación en 1992 del libro de Woomack, Jones y Roos, “La máquina que cambió el mundo”
El Lean Manufacturing utiliza las mejores prácticas en los procesos productivos. Con el paso del tiempo, esta filosofía aplicada al proceso de fabricación se fue trasladando a los distintos ámbitos de la empresa, pasando a conocerse como Lean Management y siendo reconocido actualmente como modelo de negocio.
Cómo implementar el Lean Management en una empresa
Implementar Lean Management en una empresa requiere de la implicación de todos los integrantes de la misma, cambiando el pensamiento y estructura de toda la organización. Las ideas centrales del pensamiento Lean no incluyen una metodología de implantación estándar, hay que tener en cuenta que se aplica a empresas de cualquier tamaño y actividad, con situaciones de partida diferentes por lo que cada empresa será un caso de implantación único. En lo que sí coincide es en considerar que se trata de generar una dinámica propia de mejora continua.
Womack y Jones (1996 y actualización de 2003), incluyen en su obra Lean Thinking un capítulo dedicado a la implantación, en el que indican las fases de que consta y proponen la política a seguir.
Destacamos los pasos a seguir para implementar el Lean en una empresa:
Lograr el arranque
Los autores afirman que lograr el arranque es el paso más difícil ya que supone ir contra la inercia y naturaleza propia de cualquier organización. En el plan de acción hace falta contar con conocimientos lean, disponer de un agente del cambio y encontrar una palanca para empezar tan pronto como sea posible obteniendo resultados inmediatos.
Análisis y estudio de los procesos y productos
A continuación, se debe realizar un profundo análisis de todos los procesos y productos que se llevan a cabo en la empresa, trabajando con datos reales. Es muy útil en esta fase utilizar técnicas gráficas que permitan comprender mejor los posibles puntos de optimización en cada uno de los procesos.
Planificación de la mejora
Tras el estudio de los distintos procesos se deben fijar los objetivos de la implementación (mejoras en tiempo, esfuerzo y costes) y trazar un plan para conseguirlos. En esta planificación hay que tener en cuenta los medios humanos y materiales necesarios para realizar la actividad de la empresa, revisar la cadena de mando y los responsables de las distintas áreas, y en general, indicar todas las medidas a aplicar para cada una de las mejoras.
La planificación debe tener en cuenta las distintas fases de aplicación de los procesos de mejora, incluyendo su calendario de ejecución.
Ejecución del plan
Es la fase donde se implementan las mejoras, comenzando por los procesos informáticos (por ejemplo, sistemas ERP, planificación de recursos empresariales) y la formación del personal.
En esta fase se aplican las distintas técnicas Lean para la mejora como 5S (basada en 5 principios, clasificación, orden, limpieza, estandarización y disciplina) o SMED (crear un entorno de trabajo eficiente y productivo).
Monitorización y mejora continua
Es necesario que, tras la implantación del Lean, los distintos procesos y cambios sean monitorizados en tiempo real para poder identificar los posibles problemas y evaluar si se está llegando a los objetivos fijados.
El Lean Management implica un proceso de mejora continua por lo que cada acción dentro de la empresa debe ser analizada en busca de mejoras que permitan la reducción de despilfarros (todo aquello que no genere valor).
Con el uso de herramientas específicas se puede controlar todo este proceso en tiempo real, por ejemplo, haciendo uso de tableros Kanban para visualizar todo el flujo de trabajo, utilizando sencillas tarjetas visuales.
Ventajas de Lean Management
Seguir un sistema de gestión Lean dentro de una empresa proporciona una serie de beneficios entre los que podemos destacar:
- Los distintos procesos de producción son más eficientes reduciendo los costos.
- Se reducen los tiempos de los distintos procesos dentro de la empresa. Todo el tiempo que antes se perdía en realizar distintas tareas que no aportaban valor, ahora se reutiliza en otras acciones que generan valor.
- Se mejora la eficacia de los trabajadores, haciendo su trabajo con menos esfuerzo y obteniendo mejores resultados. El personal que conforma los grupos de trabajo dentro de la empresa estará más satisfecho y se verá aumentada la calidad de su trabajo.
- Se reducen las pérdidas por los desperdicios generados en los procesos productivos. Los costos en materias primas disminuirán al controlar el proceso de producción.
- Se genera un control preciso de inventario, reduciendo los gastos por pérdidas, roturas u obsolescencia.
- Mejora del servicio al cliente. La entrega del producto al cliente se realiza más rápido y en el lugar que el cliente lo solicite.
Lean Management se caracteriza por ser un sistema que permite a las empresas aumentar su valor, mejorar su eficacia y reducir los costes. Todo ello conlleva una mayor competitividad y conseguir que los clientes queden satisfechos con los productos o servicios de la empresa. La filosofía Lean elimina todo lo que no genere valor y consuma recursos dentro de la empresa.
La filosofía Lean necesita de la implicación de todas las personas que trabajan en la empresa y de un liderazgo por parte de los directivos, para así poder alcanzar sus ambiciosos objetivos.
El uso de herramientas informáticas especializadas es parte de la clave del éxito a la hora de implantar el Lean Management en una empresa. La tecnología actual ofrece una serie de herramientas con funciones avanzadas que facilitan la implementación y seguimiento del Lean Management, como es el caso de los programas ERP.
BBSC®
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Como ves, la metodología del Lean Management te permite un ahorro de costes a través de procesos más robustos, con menos errores y menos duplicidad de tareas. Además, si tu objetivo es aumentar la productividad de tu empresa, la transformación digital es la clave.
